Costruire un ufficio intelligente significa soprattutto ripensare gli spazi, le tecnologie e le dinamiche interne di lavoro. 

Nello scenario in costante evoluzione la parola “smart” è entrata a far parte del nostro linguaggio quotidiano senza comprenderne fino in fondo i significati. Ad esempio lo “smart working” oltre a distinguere la pratica del lavoro a distanza presuppone una serie di conoscenze tecnologiche e digitali di gran lunga maggiori al leggere e spedire email comodamente dal divano della propria abitazione. Il lavoro agile comporta la possibilità di accesso a dati e informazioni aziendali utili a svolgere una precisa mansione, risorse e canali di comunicazione da remoto attivi all’interno e all’esterno dell’organizzazione. 

Rendere un posto di lavoro “smart” (letteralmente “intelligente”) sta soprattutto nella realizzazione di un'architettura tecnologica in grado di governare tutti i processi descritti assicurando lo stesso livello di performance sia in presenza che da remoto. Soluzioni DaaS (Desktop as Service) o piattaforme di Virtual Desktop Infrastructure sono fondamentali per la condivisione delle informazioni, applicazioni, software e per la sicurezza dei dati gestita in modo centralizzato dal responsabile IT dell’azienda. 

Parole chiave per consentire una qualità del lavoro in team ottimale del nostro ufficio smart saranno: integrazione delle informazioni, collaborazione e comunicazione.  Google Meet, Microsoft Teams, Zoom sono solo alcuni degli strumenti che consentono a un team di collaborare e scambiarsi informazioni utili attraverso servizi di videoconferenze, chat, audio o instant messaging. 

Il printing efficiente e sostenibile

La crescente attenzione all’ambiente e alle soluzioni sostenibili ha portato con sé grandi sviluppi soprattutto nell’area “printing”. Prima o poi ogni ad ogni lavoratore, che sia da remoto o in presenza, si presenterà la necessità di stampare documenti o file. Seppur la realtà che si prospetta è sempre più digitale al fine di diminuire il consumo di carta, il bisogno di avere documenti importanti in formato fisico resta prioritario configurando così spazi di lavoro che utilizzano diverse soluzioni.

La vera sfida sta, quindi, nel rendere i sistemi di stampa sempre più efficienti e sostenibili. 

Nelle stampanti alcune funzioni da tenere in considerazione sono:

1. La tecnologia duplex che permette la stampa fronte retro riducendo lo spreco della carta.
2. La regolazione delle impostazioni predefinite del driver di stampa per renderli eco-compatibili e quindi meno dispendiosi in termini di energia richiesta.
3. Strumenti di automazione e condivisione di file anche tramite smartphone per velocizzare e migliorare i processi di gestione interni.
4. L'ottimizzazione delle risorse grazie alle stampanti multifunzione che permettono di unificare stampante, scanner e fax aumentando l'efficienza dei costi e riducendo il consumo di energia.
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Esperti del settore potranno consigliarti per una scelta eco-sostenibile che ti farà risparmiare tempo e denaro garantendo benefici sostanziali nel lungo termine.

Nel mondo digitale, il noleggio come soluzione

In un mondo che cambia costantemente e migliora strumenti e processi di stagione in stagione l’acquisto di macchinari per l’ufficio diventa sempre più un momento difficile.

Il noleggio si configura una possibilità sempre più gettonata e conveniente poiché tra i vantaggi permette di restare al passo con i tempi grazie alle soluzioni che consentono la restituzione dell’usato a fronte di nuovi modelli aggiornati alle ultime tecnologie del momento. 

In ottica di ottimizzazione dei costi, inoltre, il noleggio di attrezzature da ufficio consente la detrazione del canone dai cespiti e non solo.

Sintetizzando, il noleggio permette di godere di:

1. Vantaggi fiscali: gestione dei cespiti, calcolo degli ammortamenti, deducibilità ai fini IRES, IRAP e IVA totale.
2. Pianificazione dei costi: minor rischio d’impresa, maggiore consapevolezza dell’impatto dei macchinari sui margini aziendali.
3. Flessibilità e minor rischio: rinnovo tecnologico incluso nel canone mensile, macchinari sempre aggiornati e performanti.

L'intelligenza artificiale per il business

Tra i dispositivi che ci sentiamo di consigliare per un upgrade ad un ambiente 100% smart ci sono i sistemi di intelligenza artificiale (AI). 

Fattore determinante ad un buon funzionamento sarà un’adeguata copertura Wi-Fi, sicura per tutte le aree aziendali e in grado di garantire la connettività a tutti i device. 

Un esempio sono i dispositivi di intelligenza artificiale basata su cloud sotto forma di assistente vocale come Google Assistant o Amazon Alexa.

Tra i tanti il servizio Alexa for Business consente a organizzazioni e dipendenti di utilizzare il sistema ai fini di migliorare il rendimento. Può essere utilizzata nelle sale riunioni, per attività individuali o addirittura può essere connessa con i dispositivi Alexa personali. Alcuni degli utilizzi possibili sono: prenotare le sale riunioni o avviare teleconferenze tramite comandi vocali, configurare mail e calendari dei dipendenti, pianificare le attività e attivare reminder, ottenere briefing di lavoro e molto altro ancora.

Le prese smart che collegano i dispositivi con l’intelligenza artificiale (di qualsiasi tipo si tratti) consentiranno tra le altre cose il monitoraggio del consumo elettrico del relativo dispositivo.  Serrande, luci, sistemi di riscaldamento, condizionatori e tanti altri dispositivi potranno essere configurati e controllati solo con semplici e intuitivi comandi vocali consentendo di risparmiare tempo e monitorare risorse preziose come l’energia.

Conclusioni: benefici a lungo termine

Il processo tecnologico e i suoi sviluppi hanno portato notevoli cambiamenti nelle vite di ognuno di noi.

In molti contesti lavorativi questa consente di svolgere mansioni molto lunghe e ripetitive in pochi semplici clic (o comandi vocali) apportando miglioramenti importanti in termini di costi e tempi impiegati.

Chi investe in tecnologia rendendo il proprio ufficio un luogo di lavoro all’avanguardia, agevole e “smart” ottiene vantaggi competitivi accrescendo i profitti, riducendo i costi e allo stesso tempo l'impatto sull'ambiente.